Как Octopus Events и Netpeak организовали офлайн-конференцию летом 2020-го — кейс

В начале 2020-го, как и многие другие организаторы мероприятий, мы в Octopus Events были настроены оптимистично. Перед нами стояла задача побить абсолютный рекорд конференции по интернет-маркетингу 8Р-2019 и собрать на своем ивенте 2000 человек (в 2019 году на 8Р было 1875 — примечание редакции). Но в первых числах марта в Украине объявили о первом зараженном коронавирусом, а 11 марта начался локдayн.
Несмотря ни на что, 29 августа 8Р 2020 состоялась. Вместо 2000 человек на конференции было 780 участников. Но мы ни разу не пожалели о том, что провели её.
Открытие 8Р 2020
Почему мы не перенесли 8Р на следующий год?
Вопрос, проводить офлайн-мероприятие или нет, решался не один день. Мы пришли к выводу, что это нужно сделать по нескольким причинам:
- Мотивировать бизнес-комьюнити. Вдохновить представителей бизнеса и специалистов развиваться даже в непростое время карантина.
- Поддержать мopaльный дух комaнды. Мы особенно любим подготовку к 8Р. В этот период появляется больше интересных задач и вдохновляющая цель впереди. Отменить конференцию значило бы отказаться от этой цели и смириться с кризисом event-индустрии.
- Чтобы не разочаровывать участников, которые ждали 8Р. Кроме того, нам не хотелось пропадать с радаров — это снизило бы узнаваемость бренда.
В правильности своего решения мы убедились, когда начали обзванивать участников — большинство не стали возвращать билет или переносить его на следующий год. Но подробнее об этом — в следующем разделе.
О ситуациях, с которыми мы столкнулись впервые
Перенос даты
8Р всегда проходила в середине лета. Дата была одним из преимуществ конференции. Участники приезжали не только послушать доклады, а и отдохнуть у моря. Кроме того, дата играла важную роль в позиционировании мероприятия. В промо-материалах мы всегда называли 8Р «самой летней конференцией».
Но в марте начался локдayн. Стало понятно: даже если он закончится через пару месяцев и запрета на конференции не будет, продажи пойдут медленно. Для примера: 16 марта мы продали первый и последний билет за время локдayна. Следующая покупка на 8Р была 29 мая.Уже в марте мы понимали, что даже при самом благоприятном исходе событий люди не будут думать о конференциях до конца лета. Поэтому выбрали максимально возможно отдаленную дату — 29 августа. Мы не могли себе позволить проводить «самую летнюю конференцию» в сентябре.
А чтобы не потерять лояльность постоянных участников, которые ждали конференцию в середине лета, 9-10 июля мы провели 8Р онлайн.
Как сообщали о переносе участникам
Решение о переносе мы приняли в начале апреля. В тот момент у нас было около 200 зарегистрированных участников. Чтобы никто не пропустил эту новость, мы:
- Отправили plain-text рассылку по базе участников от имени нашего маркетолога.
- Просмотрели, кто не открыл письма, и созвонились с ними лично.
- Отдельно прозвонили каждого иностранного участника.
- Опубликовали посты во всех возможных каналах коммуникации: Telegram-чат, Facebook, Instagram.
Для снижения процента возврата мы подготовили два предложения:
- Для тех, кто согласится на участие в 2020-м, давали бесплатный доступ к 8Р Online.
- Если участнику не подходила новая дата, мы предлагали перенести билет на следующий год.
В результате — около 97% согласились участвовать в 2020, чуть менее 2% запросили перенос на следующий год. И только 1% участников вернули билеты.
Как переносили бронь локации?
В финансовом плане мы не пострадали из-за переноса брони. Во-первых, арендодатель понимал, что причина объективная. Во-вторых, мы ведем взаимовыгодное партнерство с отельным комплексом «Одесса» уже 4 года, и администрация пошла нам навстречу.
Но выбор даты нас сильно озадачил. Единственным вариантом оставался август. Но в этом месяце свободных дат почти не было. Пpaктически все организаторы летних ивентов хотели передвинуть бронь именно на август. Плюс оставались те мероприятия, которые изначально были запланированы на конец лета. Нам очень повезло, что удалось забронировать 29-е число.
Зал потока Business&Digital, интервью Александра Конотопского и Артёма Бородатюка
Меры безопасности
В условиях пандемии разработка мер безопасности стала нашим приоритетом. Вот, что мы сделали:
- Ограничили количество участников до 779 (по правилам оранжевой зоны — один человек на 5 кв.м).
- Перенесли все зоны для нетворкинга и выставку стендов на открытый воздух.
- Ввели температурный скрининг от компании Secur. В холлах работали сенсоры, которые удаленно измеряли температуру каждого участника.
- Увеличили расстояние между сидениями и постоянно проветривали залы.
- Создали карантинный мерч: брендированная маска и антисептик были в каждом наборе. А также сумка с надписью «Отойди» с одной стороны и «Подойди» с другой. Посыл такой — если человек не хочет общаться, он поворачивает сумку стороной «Отойди». Это был понятный для всех сигнал.
Нам хотелось максимально удивить людей и сделать что-то необычное. Дед Мороз и самая ЛЕТНЯЯ конференция — это максимльно несовместимые вещи, отсюда и выбор образа для аниматора.
Мерч 8Р 2020
6. Поставили фельдшерский пункт от компании Odrex.
7. Проводили регулярную дезинфекцию столов и дверных ручек.
8. Купили одноразовую посуду для кофе-брейков и обеда.
При этом нам было важно, чтобы новые правила не испортили атмосферу конференции. Мы каждый год стараемся радовать участников креативными шоу, аниматорами. И 2020-й не стал исключением. Например, во время регистрации гостей развлекали Дед Мороз и Снегурочка, а на Afterparty мы пригласили аниматоров, которые играли телеведущих и задавали участникам каверзные вопросы.
Меры безопасности коснулись и Afterparty. Мы проверяли температуру на входе каждому участнику, подавали напитки и еду в одноразовой посуде.
Afterparty 8P 2020
Конечно, мы не могли гарантировать, что на конференции все будут ходить в масках, а на вечеринке — соблюдать дистанцию. Нашей задачей было предоставить максимум возможностей для безопасного пребывания на мероприятии. Посещение AfterParty, а также соблюдение карантинных правил оставалось личным выбором и ответственностью каждого участника.
К счастью, после конференции мы не получили ни одного сообщения о том, что кто-то из участников заболел.
Проблемы с въездом для иностранных участников
Когда мы решили проводить конференцию, границы Украины были открыты.
Перед самым мероприятием появилась информация, что с 29 августа въезд в страну ограничат. Мы не увидели в этом сложностей, так как все, кто летел из-за границы, должны были прибыть 27-28 числа.
Но вечером 27 августа мы прочитали в СМИ уже другую информацию — границы должны были закрыть через 4 часа. Мы начали обзванивать участников. Некоторые из них уже находились в аэропорту и должны были вылетать через 2 часа. Поэтому мы в срочном порядке начали готовить новые приглашения для въезда.
За ночь двое члeнов нашей комaнды сделали и разослали новые приглашения. В результате 9 из 10 иностранных гостей все-таки смогли приехать на конференцию.
Один участник не смог пересечь границу, так как на тот момент уже выезжал за границу на автобусе. Его билет мы перенесли на следующий год.
О плюсах 8Р 2020
Это может прозвучать странно, но в некоторых аспектах карантин даже помог нам.
Лайнап спикеров
Обычно около 30% нашей программы — это доклады зарубежных спикеров.
Но в 2020-м приглашать кого-то из-за границы было рискованно. Поэтому мы с самого начала подготовки сосредоточились на украинском рынке. И смогли собрать один из самых сильных лайнапов за все годы. Среди спикеров были:
- Андрей Федорив — Founder Fedoriv Agency;
- Павел Вржещ — Co-Founder Banda Agency;
- Ярослав Чепурняк — Head Of Content and Creative Comfy;
- Александр Конотопский — Founder&CEO Ajax Systems;
- Валерия Толочина — CMO INTERTOP Ukraine и много других экспертов.
Андрей Федорив на 8Р 2020
Почему нам это удалось в период карантина?
- В этом году соорганизатором и модератором потока Business&Digital стал Александр Жиляев из Prom. Благодаря ему к нам приехали Павел Вржещ, Андрей Федорив, Анна и Сергeй Вовк и другие представители креативной сферы.
- Со многими из спикеров 8Р 2020 мы вели переговоры не один год. Раньше они отказывались от участия, потому что в середине лета планировали отпуск. Но в 2020-м все остались в Украине и были рады на пару дней приехать в Одессу.
- На все конференции мы приглашаем лучших спикеров прошлого года, которых определяем по отзывам участников. Эта — не стала исключением. Например, на 8Р 2020 мы пригласили Толика Козловского, Андрея Осипова, Евгения Мокина и еще несколько спикеров, которые выступали и в 2019-м году. Благодаря такой традиции у нас получился микс из новых ТОПовых спикеров и тех, кто уже завоевал любовь участников.
Конечно, приглашение спикеров всегда было связано со сложностями. С кем-то мы долго обсуждаем условия выступления, количество с кем-то — тему. В этом году, благодаря нашей репутации, большинство специалистов и ТОП-менеджеров с удовольствием согласились приехать к нам. Но были и переговоры, которые длились по 2-3 месяца.
Александр Жиляев на открытии 8Р 2020
Кстати, название конференции — это дань формуле 8P — читайте, если еще не в курсе, и до встречи на 8P-2021.
Множество положительных отзывов
Летом 2020-го запрета на проведение массовых мероприятий не было. Но мы все равно готовились к негативной обратной связи. Факт, что положительных отзывов оказалось подавляющее большинство, стал для нас приятным сюрпризом.
Обратную связь гостей мы запрашивали по email — рассылали анкеты и получали ответы.
Вот некоторые из них:
- «Понравилось все — контент, спикеры, атмосфера и нетворкинг»;
- «Очень атмосферно и заряжает на новые идеи!»;
- «Сделать в этом году конференцию — это надо иметь сильные нервы и напор».
Окупилась ли конференция?
Изначально мы не рассчитывали на то, что конференция окупится или даже выйдет в ноль. При таком же количество потоков и залов, участников и спонсоров было на 60% процентов меньше, чем в прошлом году. Поэтому искренне удивились и обрадовались, когда по итогу подсчёта бюджета мы вышли в ноль.
Итог 8P 2020:
- 779 участников;
- 43 спикера;
- 4 потока;
- 86% нашли полезные контакты;
- 93% остались довольны атмосферой;
- 99% планируют поехать на 8P 2021.
- финансовый результат: вышли в ноль.
Да, организация масштабной конференции в период карантина — это сложно. В частности потому, что нам приходилось постоянно подстраиваться под новые правила и решать некоторые вопросы в последние минуты. Но я рад, что мы пошли на это. Комaнда получила бесценный опыт работы в кризисных ситуациях и еще сильнее сплотилась. Такого эффекта не дал бы ни один тренинг.
Игорь Яздан, CEO Octopus Events
Выводы
- По статистике и отзывам мы сделали вывод, что люди устали от карантина и были рады живому общению. Поэтому сейчас работаем над тем, чтобы воссоздать эту атмосферу и на онлайн-конференциях.
- Пока пандемия не закончится, большинство офлайн-ивентов не будет приносить прибыль. Так как при меньшем количестве участников и спонсоров (в нашем случае на 60%), затраты снижаются незначительно.
- Но есть и хорошая новость: даже в кризис можно найти аудиторию, которая готова платить за качественный контент и нетворкинг. Доказательство этому то, что в августе, за месяц до конференции у нас покупали по 10-20 билетов в день.
Благодарим за помощь в подготовке статьи к публикации Наталью Плахотнюк, Conference SMM Specialist.
Комментарии:
Решение вопроса о получении корректной информации о конверсиях — вполне посильная задача...
08 06 2026 16:19:13
Прежде чем использовать феминитивы в коммуникации со своими клиентами и сотрудниками, убедитесь, что им это нужно и важно. Впрочем, ждите негатива при любом раскладе. Что с ним делать? Рассказываем....
07 06 2026 18:39:35
UTM-метки позволяют эффективно отслеживать источники трафика. Но составлять их нужно правильно. Как именно, давайте разбираться....
06 06 2026 23:47:34
В помощь вебмастерам, которые поддерживают работу PBN....
05 06 2026 12:29:54
О том как растут доходы при оптовой торговле женской одеждой и обувью, а траты на рекламу остаются на прежнем уровне...
04 06 2026 17:18:10
При работе с рекламным аккаунтом приходится вносить много однотипных изменений. Рассказываем, как сделать это быстро....
03 06 2026 13:55:29
Советы специалистов по продвижению интернет-магазинов в сверхконкурентной нише одежды и обуви...
02 06 2026 7:54:32
Система почтового маркетинга. Как удержать доверия подписчиков одним приветственным письмом...
01 06 2026 7:37:45
К чему стоит относиться с особенным вниманием при отправке рассылок. Грамматические ошибки, тема, прехедер и другие стратегически важные составляющие письма. Узнать больше!...
31 05 2026 0:26:53
Как диагностировать Google Panda, понять, что нужно изменить на своем сайте и сделать пользователей счастливыми....
30 05 2026 14:32:15
Что делать контент-маркетологам, когда все тексты в интернете начнут генерировать боты? Спойлер: обновлять старый контент....
29 05 2026 6:56:11
Алексей Селезнев, руководитель отдела аналитики Netpeak делится статистикой по самым дорогим и самым дешевым тематикам, регионам размещения рекламы, каналам и устройствам. Узнать больше!...
28 05 2026 7:29:27
Информация для SEO- и PPC-специалистов, маркетологов и предпринимателей малого бизнеса...
27 05 2026 18:37:23
Flash онлайн объявлений в формат HTML5: нововведение гугл рекламы...
26 05 2026 20:38:25
25 05 2026 2:23:34
Разбор типичных ошибок в рекламе Google Shopping как обязательного инструмента рекламы в Google. О минус-словах, геолокации, структуре сайта и обновлении объявлений. Что именно важно? Читайте дальше!...
24 05 2026 15:50:49
Дэн Гридин, ненавистник холодных звонков и эксперт в области системного B2B маркетинга для сложных рынков, рассказал читателям блога о принципах работы на рынке во время шторма....
23 05 2026 13:27:13
Как обезопасить себя от интернет-пиратов и защитить авторское право онлайн....
22 05 2026 15:49:59
Интересные детали интерьера в офисах украинских IT-компаний: от массажного стола и тенниса до звукозаписывающей студии и корпоративной велопарковки. Читать дальше!...
21 05 2026 17:39:16
Реклама Facebook для вовлечения пользователей помогает привлечь внимание к приложению и удержать пользователей в условиях перенасыщенного рынка....
20 05 2026 16:59:33
Что делать перед составлением рекламного бюджета — инструкция для предпринимателей...
19 05 2026 8:40:56
Продвижение сервисного центра техники Total Apple в Москве....
18 05 2026 2:13:41
Оптимизация и оформление вордовских текстов, переводчик, совместное редактирование, возможность залить картинку... Эти и много других опций дают дополнения для Google Документов....
17 05 2026 18:19:14
Как бесплатно отключить смс уведомление. Плюс — подсказки для маркетологов: как снизить негативное отношение к бренду. То есть, как красиво предоставить возможность отписаться от смс клиентам, и не слить бюджет на ненужные сообщения. Узнать больше!...
16 05 2026 19:41:24
Аудит юзабилити способствует следованию современным тенденциям, пониманию целевого посетителя и увеличению конверсии....
15 05 2026 20:19:13
9 тревожных признаков того, что ваши подчиненные могут выгореть и уволиться. Обратите внимание и, возможно, не придется терять ценных для компании людей....
14 05 2026 4:41:32
Вывод информационного сайта из-под алгоритмического YMYL фильтра Google...
13 05 2026 14:59:32
Правильное продвижение сайта и нестандартные предложения по привлечению трафика...
12 05 2026 0:31:35
Готовы ли вы доверить основные настройки кампании автоматическим алгоритмам?...
11 05 2026 2:48:10
Идея ORM состоит в том, чтобы вызывать положительное мнение о вашей деятельности, работая с отзывами или комментариями, в результате чего больше людей будут покупать ваши товары или услуги. Узнать больше!...
10 05 2026 19:17:13
Оплата покупок в Facebook и Instagram через платежные ссылки...
09 05 2026 10:47:52
Делимся итогами продвижения телеграм-канала «Артём Бородатюк» за 2021 год...
08 05 2026 7:55:48
В статье описан ручной и самый безопасный из существующих метод...
07 05 2026 16:22:47
Организаторам мероприятий, коллегам из PR-сферы и невестам о том, как делегировать важные мероприятия внешнему подрядчику...
06 05 2026 1:57:19
Список инструментов email-маркетолога для рассылок по англоязычной аудитории....
05 05 2026 3:53:21
Как грамотно раскрутить пиццерию. Сняли фильтр и достигли хороших результатов....
04 05 2026 11:25:49
Поиск крутых авторов и качественные тексты для блога об email-рассылке...
03 05 2026 2:39:45
Базовые знания, которые нужны, чтобы ресурс понравился поисковикам и пользователям....
02 05 2026 5:32:12
Бесплатная регистрация сайта в поисковых системах и каталогах – отличный способ увеличить объемы трафика и раскрутить собственный ресурс....
01 05 2026 17:24:18
Nommi — сокращение от nomadic MiFi: роутер для современных цифровых кочевников...
30 04 2026 2:16:29
Отслеживаем пропущенные, анализируем входящие и делаем выводы о том, как организовать работу менеджеров....
29 04 2026 16:27:51
Как вернуть на сайт как можно больше пользователей...
28 04 2026 22:18:59
Как использовать расширенное семантическое ядро для увеличения целевого трафика....
27 04 2026 10:22:38
Зачем маркетологи и аналитики обращаются к языку программирования R в повседневной работе нужно и какая польза от программирования на R в интернет-маркетинге в интервью Алексея Селезнева...
26 04 2026 23:17:48
Давайте разбираться, в чем именно обвиняют техногиганта разработчики и действительно ли такую рекламу считают циничной....
25 04 2026 6:29:41
Семнадцать крутых шагов к эффективному бренду Заг — это авторский неологизм от слова зигзаг (англ. zigzag). Он подразумевает движение в другом направлении....
24 04 2026 8:51:48
Для одной компании смена description это что-то пустяковое. Здесь же — настоящий бренд-менеджмент....
23 04 2026 9:54:22
Вместо легкой пятничной темы, представляю вольный перевод статьи автора книги «Позитивная иррациональность»....
22 04 2026 10:20:41
Снимать скрин нужно красиво и логично, вне зависимости от того, кому вы его покажете: начальнику, другу или многотысячной аудитории блога...
21 04 2026 0:54:30
Представляем Netpeak Journal — новый этап развития блога Netpeak...
20 04 2026 17:40:11
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::