Как Octopus Events и Netpeak организовали офлайн-конференцию летом 2020-го — кейс

В начале 2020-го, как и многие другие организаторы мероприятий, мы в Octopus Events были настроены оптимистично. Перед нами стояла задача побить абсолютный рекорд конференции по интернет-маркетингу 8Р-2019 и собрать на своем ивенте 2000 человек (в 2019 году на 8Р было 1875 — примечание редакции). Но в первых числах марта в Украине объявили о первом зараженном коронавирусом, а 11 марта начался локдayн.
Несмотря ни на что, 29 августа 8Р 2020 состоялась. Вместо 2000 человек на конференции было 780 участников. Но мы ни разу не пожалели о том, что провели её.
Открытие 8Р 2020
Почему мы не перенесли 8Р на следующий год?
Вопрос, проводить офлайн-мероприятие или нет, решался не один день. Мы пришли к выводу, что это нужно сделать по нескольким причинам:
- Мотивировать бизнес-комьюнити. Вдохновить представителей бизнеса и специалистов развиваться даже в непростое время карантина.
- Поддержать мopaльный дух комaнды. Мы особенно любим подготовку к 8Р. В этот период появляется больше интересных задач и вдохновляющая цель впереди. Отменить конференцию значило бы отказаться от этой цели и смириться с кризисом event-индустрии.
- Чтобы не разочаровывать участников, которые ждали 8Р. Кроме того, нам не хотелось пропадать с радаров — это снизило бы узнаваемость бренда.
В правильности своего решения мы убедились, когда начали обзванивать участников — большинство не стали возвращать билет или переносить его на следующий год. Но подробнее об этом — в следующем разделе.
О ситуациях, с которыми мы столкнулись впервые
Перенос даты
8Р всегда проходила в середине лета. Дата была одним из преимуществ конференции. Участники приезжали не только послушать доклады, а и отдохнуть у моря. Кроме того, дата играла важную роль в позиционировании мероприятия. В промо-материалах мы всегда называли 8Р «самой летней конференцией».
Но в марте начался локдayн. Стало понятно: даже если он закончится через пару месяцев и запрета на конференции не будет, продажи пойдут медленно. Для примера: 16 марта мы продали первый и последний билет за время локдayна. Следующая покупка на 8Р была 29 мая.Уже в марте мы понимали, что даже при самом благоприятном исходе событий люди не будут думать о конференциях до конца лета. Поэтому выбрали максимально возможно отдаленную дату — 29 августа. Мы не могли себе позволить проводить «самую летнюю конференцию» в сентябре.
А чтобы не потерять лояльность постоянных участников, которые ждали конференцию в середине лета, 9-10 июля мы провели 8Р онлайн.
Как сообщали о переносе участникам
Решение о переносе мы приняли в начале апреля. В тот момент у нас было около 200 зарегистрированных участников. Чтобы никто не пропустил эту новость, мы:
- Отправили plain-text рассылку по базе участников от имени нашего маркетолога.
- Просмотрели, кто не открыл письма, и созвонились с ними лично.
- Отдельно прозвонили каждого иностранного участника.
- Опубликовали посты во всех возможных каналах коммуникации: Telegram-чат, Facebook, Instagram.
Для снижения процента возврата мы подготовили два предложения:
- Для тех, кто согласится на участие в 2020-м, давали бесплатный доступ к 8Р Online.
- Если участнику не подходила новая дата, мы предлагали перенести билет на следующий год.
В результате — около 97% согласились участвовать в 2020, чуть менее 2% запросили перенос на следующий год. И только 1% участников вернули билеты.
Как переносили бронь локации?
В финансовом плане мы не пострадали из-за переноса брони. Во-первых, арендодатель понимал, что причина объективная. Во-вторых, мы ведем взаимовыгодное партнерство с отельным комплексом «Одесса» уже 4 года, и администрация пошла нам навстречу.
Но выбор даты нас сильно озадачил. Единственным вариантом оставался август. Но в этом месяце свободных дат почти не было. Пpaктически все организаторы летних ивентов хотели передвинуть бронь именно на август. Плюс оставались те мероприятия, которые изначально были запланированы на конец лета. Нам очень повезло, что удалось забронировать 29-е число.
Зал потока Business&Digital, интервью Александра Конотопского и Артёма Бородатюка
Меры безопасности
В условиях пандемии разработка мер безопасности стала нашим приоритетом. Вот, что мы сделали:
- Ограничили количество участников до 779 (по правилам оранжевой зоны — один человек на 5 кв.м).
- Перенесли все зоны для нетворкинга и выставку стендов на открытый воздух.
- Ввели температурный скрининг от компании Secur. В холлах работали сенсоры, которые удаленно измеряли температуру каждого участника.
- Увеличили расстояние между сидениями и постоянно проветривали залы.
- Создали карантинный мерч: брендированная маска и антисептик были в каждом наборе. А также сумка с надписью «Отойди» с одной стороны и «Подойди» с другой. Посыл такой — если человек не хочет общаться, он поворачивает сумку стороной «Отойди». Это был понятный для всех сигнал.
Нам хотелось максимально удивить людей и сделать что-то необычное. Дед Мороз и самая ЛЕТНЯЯ конференция — это максимльно несовместимые вещи, отсюда и выбор образа для аниматора.
Мерч 8Р 2020
6. Поставили фельдшерский пункт от компании Odrex.
7. Проводили регулярную дезинфекцию столов и дверных ручек.
8. Купили одноразовую посуду для кофе-брейков и обеда.
При этом нам было важно, чтобы новые правила не испортили атмосферу конференции. Мы каждый год стараемся радовать участников креативными шоу, аниматорами. И 2020-й не стал исключением. Например, во время регистрации гостей развлекали Дед Мороз и Снегурочка, а на Afterparty мы пригласили аниматоров, которые играли телеведущих и задавали участникам каверзные вопросы.
Меры безопасности коснулись и Afterparty. Мы проверяли температуру на входе каждому участнику, подавали напитки и еду в одноразовой посуде.
Afterparty 8P 2020
Конечно, мы не могли гарантировать, что на конференции все будут ходить в масках, а на вечеринке — соблюдать дистанцию. Нашей задачей было предоставить максимум возможностей для безопасного пребывания на мероприятии. Посещение AfterParty, а также соблюдение карантинных правил оставалось личным выбором и ответственностью каждого участника.
К счастью, после конференции мы не получили ни одного сообщения о том, что кто-то из участников заболел.
Проблемы с въездом для иностранных участников
Когда мы решили проводить конференцию, границы Украины были открыты.
Перед самым мероприятием появилась информация, что с 29 августа въезд в страну ограничат. Мы не увидели в этом сложностей, так как все, кто летел из-за границы, должны были прибыть 27-28 числа.
Но вечером 27 августа мы прочитали в СМИ уже другую информацию — границы должны были закрыть через 4 часа. Мы начали обзванивать участников. Некоторые из них уже находились в аэропорту и должны были вылетать через 2 часа. Поэтому мы в срочном порядке начали готовить новые приглашения для въезда.
За ночь двое члeнов нашей комaнды сделали и разослали новые приглашения. В результате 9 из 10 иностранных гостей все-таки смогли приехать на конференцию.
Один участник не смог пересечь границу, так как на тот момент уже выезжал за границу на автобусе. Его билет мы перенесли на следующий год.
О плюсах 8Р 2020
Это может прозвучать странно, но в некоторых аспектах карантин даже помог нам.
Лайнап спикеров
Обычно около 30% нашей программы — это доклады зарубежных спикеров.
Но в 2020-м приглашать кого-то из-за границы было рискованно. Поэтому мы с самого начала подготовки сосредоточились на украинском рынке. И смогли собрать один из самых сильных лайнапов за все годы. Среди спикеров были:
- Андрей Федорив — Founder Fedoriv Agency;
- Павел Вржещ — Co-Founder Banda Agency;
- Ярослав Чепурняк — Head Of Content and Creative Comfy;
- Александр Конотопский — Founder&CEO Ajax Systems;
- Валерия Толочина — CMO INTERTOP Ukraine и много других экспертов.
Андрей Федорив на 8Р 2020
Почему нам это удалось в период карантина?
- В этом году соорганизатором и модератором потока Business&Digital стал Александр Жиляев из Prom. Благодаря ему к нам приехали Павел Вржещ, Андрей Федорив, Анна и Сергeй Вовк и другие представители креативной сферы.
- Со многими из спикеров 8Р 2020 мы вели переговоры не один год. Раньше они отказывались от участия, потому что в середине лета планировали отпуск. Но в 2020-м все остались в Украине и были рады на пару дней приехать в Одессу.
- На все конференции мы приглашаем лучших спикеров прошлого года, которых определяем по отзывам участников. Эта — не стала исключением. Например, на 8Р 2020 мы пригласили Толика Козловского, Андрея Осипова, Евгения Мокина и еще несколько спикеров, которые выступали и в 2019-м году. Благодаря такой традиции у нас получился микс из новых ТОПовых спикеров и тех, кто уже завоевал любовь участников.
Конечно, приглашение спикеров всегда было связано со сложностями. С кем-то мы долго обсуждаем условия выступления, количество с кем-то — тему. В этом году, благодаря нашей репутации, большинство специалистов и ТОП-менеджеров с удовольствием согласились приехать к нам. Но были и переговоры, которые длились по 2-3 месяца.
Александр Жиляев на открытии 8Р 2020
Кстати, название конференции — это дань формуле 8P — читайте, если еще не в курсе, и до встречи на 8P-2021.
Множество положительных отзывов
Летом 2020-го запрета на проведение массовых мероприятий не было. Но мы все равно готовились к негативной обратной связи. Факт, что положительных отзывов оказалось подавляющее большинство, стал для нас приятным сюрпризом.
Обратную связь гостей мы запрашивали по email — рассылали анкеты и получали ответы.
Вот некоторые из них:
- «Понравилось все — контент, спикеры, атмосфера и нетворкинг»;
- «Очень атмосферно и заряжает на новые идеи!»;
- «Сделать в этом году конференцию — это надо иметь сильные нервы и напор».
Окупилась ли конференция?
Изначально мы не рассчитывали на то, что конференция окупится или даже выйдет в ноль. При таком же количество потоков и залов, участников и спонсоров было на 60% процентов меньше, чем в прошлом году. Поэтому искренне удивились и обрадовались, когда по итогу подсчёта бюджета мы вышли в ноль.
Итог 8P 2020:
- 779 участников;
- 43 спикера;
- 4 потока;
- 86% нашли полезные контакты;
- 93% остались довольны атмосферой;
- 99% планируют поехать на 8P 2021.
- финансовый результат: вышли в ноль.
Да, организация масштабной конференции в период карантина — это сложно. В частности потому, что нам приходилось постоянно подстраиваться под новые правила и решать некоторые вопросы в последние минуты. Но я рад, что мы пошли на это. Комaнда получила бесценный опыт работы в кризисных ситуациях и еще сильнее сплотилась. Такого эффекта не дал бы ни один тренинг.
Игорь Яздан, CEO Octopus Events
Выводы
- По статистике и отзывам мы сделали вывод, что люди устали от карантина и были рады живому общению. Поэтому сейчас работаем над тем, чтобы воссоздать эту атмосферу и на онлайн-конференциях.
- Пока пандемия не закончится, большинство офлайн-ивентов не будет приносить прибыль. Так как при меньшем количестве участников и спонсоров (в нашем случае на 60%), затраты снижаются незначительно.
- Но есть и хорошая новость: даже в кризис можно найти аудиторию, которая готова платить за качественный контент и нетворкинг. Доказательство этому то, что в августе, за месяц до конференции у нас покупали по 10-20 билетов в день.
Благодарим за помощь в подготовке статьи к публикации Наталью Плахотнюк, Conference SMM Specialist.
Комментарии:
Читайте простой мануал о том, как перейти на Universal ***ytics и не поломать весь сбор данных...
23 07 2026 15:58:58
Как с помощью GA4 анализировать рекламные кампании, лежа на диване...
22 07 2026 16:32:58
Как найти продавцов для маркетплейса с помощью рекламы в Google, Facebook, TikTok и Viber....
21 07 2026 16:16:48
20 07 2026 11:56:53
CEO магазина «Модна Каста» Андрей Логвин — сделал отличный доклад на 8P о пути к успеху своего бизнеса и будущем Ecommerce. Детальнее об ощущении deal и «первом дне» для интернета читайте в новом посте....
19 07 2026 19:23:46
Под какие треки работают интернет-маркетологи, копирайтеры и другие специалисты digital-рынка....
18 07 2026 10:27:43
Большинство покупателей предпочитают безналичный расчет, желают иметь разные варианты оплаты. Как их наличие или отсутствие влияет на средний чек?...
17 07 2026 19:24:47
Как диагностировать Google Panda, понять, что нужно изменить на своем сайте и сделать пользователей счастливыми....
16 07 2026 2:41:23
11 типов расширений и результат их внедрения на примере запущенных рекламных кампаний...
15 07 2026 2:16:24
Как правильно оформлять свое портфолио, писать сопроводительные письма и делать посты в соцсетях. С помощью простой человеческой адекватности можно выигрывать у 90% других подрядчиков. Как это использовать? Читайте дальше!...
14 07 2026 3:12:43
Как связываться с клиентами и что делать, чтобы качество обслуживания не просело. Менеджер, который обpaбатывает звонки со своего мобильного, остается без контроля, поэтому АТС оказывается идеальным решением. Разбираемся в статье!...
13 07 2026 3:51:29
В этой статье я покажу пример визуальной работы с закладкой и пошагово разберу процесс их создания и применения для удобства визуализации данных...
12 07 2026 4:53:39
Иконки отличаются между собой размером, формой, весом, количеством оттенков и объемом. Наиболее популярными считаются векторные пиктограммы...
11 07 2026 17:24:45
Правила, требования, особенности. А ещё примеры, которые помогут создать правильную, с точки зрения поисковиков, рекламу. Читать!...
10 07 2026 19:48:50
Обзор четырех самых популярных сервисов для автоматического продвижения сайтов...
09 07 2026 23:21:57
Обидно терять сохраненные достижения. Почему падает трафик из поисковых систем и как это исправить...
08 07 2026 15:18:29
Цель — трафик facebook. Делимся кейсом проекта «Мой город»....
07 07 2026 1:43:45
Советы специалистам по контекстной рекламе. Технические сложности, которые возникают при работе с Google ***ytics: от ограничений интерфейса до ошибок настройки отслеживания и последующей недостоверности полученных данных, и решения для них...
06 07 2026 11:51:19
Достаточно настроить соответствующим способом триггеры и теги. Мануал здесь....
05 07 2026 18:24:37
Не хотите настраивать объявление в Google Рекламе и Яндекс.Директ по отдельности? Узнайте, как сделать экспорт кампании и сэкономить время....
04 07 2026 3:31:25
Алгоритм ссылочного ранжирования, который показывает ее значимость, в частности, для поисковиков. Важность показателя PageRank оспаривают, но до сих пор считают. Читать!...
03 07 2026 8:37:56
3D принтер — заработок миллионеров будущего! Тех, кто сейчас смог купить и начал заниматься ими или использует их в бизнесе, ждет объемный успех через каких-нибудь 3-5 лет....
02 07 2026 4:16:28
В мае прошлого года Google анонсировал выход нового Core Web Vitals. Что это и как будет работать рассмотрим в статье...
01 07 2026 16:43:56
Больше пятисот человек из Украины, России, Болгарии и Казахстана. Я зашел в зал и увидел толпу каких-то гопарей и воровайок родом из 90-х, а само помещение было оформлено под свадьбу. Выпьем за молодых!...
30 06 2026 13:23:33
Как достучаться до сердца блогера, или Автору звонят дважды...
29 06 2026 5:20:53
А ещё у нас появилась новая стратегия SEO-продвижения для ниши доставки еды и продуктов....
28 06 2026 10:49:12
Крауд-маркетинг предполагает взаимодействие с целевой аудиторией с помощью рекомендательных комментариев на форумах, сайтах вопросов и ответов, в блогах, на других площадках...
27 06 2026 11:16:22
Данные, приведенные в исследовании, помогут в составлении медиапланов по продвижению в интернете. Понимания стоимость конверсии и необходимое количество конверсий, вы можете прогнозировать, сколько денег на рекламу нужно выделить....
26 06 2026 6:37:43
Для максимальной прибыли с YouTube-канала нужно выбрать одну из наиболее посещаемых ниш. Не всегда прибыльная тема соответствует личным предпочтениям владельца канала...
25 06 2026 20:32:46
Получаем реальную статистику эффективности использования AMP-страниц с помощью АМР Client ID API....
24 06 2026 0:40:16
Как решить все задачи и не изобретать велосипед. Мы оторвались от отчетов в Google ***ytics и Яндекс.Метрике и посмотрели в сторону менее популярных инструментов для веб-аналитики. Узнайте больше!...
23 06 2026 6:32:31
Идея ORM состоит в том, чтобы вызывать положительное мнение о вашей деятельности, работая с отзывами или комментариями, в результате чего больше людей будут покупать ваши товары или услуги. Узнать больше!...
22 06 2026 4:44:35
Чтобы прекратить споры о том, с какого конца разбивать яйцо, я собрал аргументы за союз SEO и PPC...
21 06 2026 15:44:55
Понятная инструкция для SMM-специалистов для тех, кто экспериментирует с настройками аудиторий в рекламных кампаниях. Вы увидите, как настраивать ремаркетинг на примере Facebook. Существует 10 типов индивидуализированных аудиторий в Facebook, разберем три...
20 06 2026 11:37:28
Используйте методы Элияху Голдратта для оптимизации процессов в жизни и на работе...
19 06 2026 13:10:35
Как продвинуть бренд в конкурентной тематике? Читаем новый кейс по видеорекламе....
18 06 2026 0:25:23
Пора сделать так, чтобы мобильная версия сайта приносила прибыль....
17 06 2026 1:37:55
Gif для стрима. Пост пятничного веселья — гифки о буднях специалистов по контекстной рекламе....
16 06 2026 2:32:15
3 часто задаваемых вопроса о раскрутке сайтов об эффективной организации SEO своими силами, способах проверки оптимизации сайта и о том, как быстро можно увидеть эффект от SEO. Узнайте больше!...
15 06 2026 12:17:14
Попасть в топ 3 — ваш предел мечтаний? Почему и когда это не принесет ожидаемых результатов, плюс другие не актуальные убеждения о PPC. Узнать больше!...
14 06 2026 11:29:58
Можно ли повысить оценку качества целевой страницы , если проставить конечные URL на уровне ключевого слова? Результаты исследования....
13 06 2026 13:23:54
Дмитрий Шахов, Алексей Чекушин и другие эксперты поделились своим опытом решения сложных вопросов SEO на примере больших проектов....
12 06 2026 3:17:13
Тренинг по контекстной рекламе образовательных курсов в Google Ads, Яндекс.Директ, Target@mail...
11 06 2026 22:14:12
Узнать, как управлять репутацией в сети для молодой компании, можно в статье Netpeak Journal: что такое репутация, как формируется образ бренда и что нужно делать для получения положительных отзывов....
10 06 2026 4:49:30
Как мы недооценили уровень конкуренции в нише, и как пришлось с этим бороться, чтобы принести пользу клиенту....
09 06 2026 22:27:59
Что нужно учесть при создании баннеров для разных аудиторий...
08 06 2026 14:34:59
Интересные факты про Google Рекламу перевел Сергeй Бахарь для читателей нашего блога....
07 06 2026 19:38:50
Обзор ресурса по подбору ключевых запросов www.SEMRUSH.com на Netpeak.ua...
06 06 2026 21:37:48
Консультант по маркетингу в зоне ru Екатерина Решетило написала пост о том, как правильно настроить стратегический контент-маркетинг для долгосрочных продаж...
05 06 2026 5:39:17
Краткий обзор динамических мультимедийных объявлений...
04 06 2026 17:59:22
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::