Как Octopus Events и Netpeak организовали офлайн-конференцию летом 2020-го — кейс

В начале 2020-го, как и многие другие организаторы мероприятий, мы в Octopus Events были настроены оптимистично. Перед нами стояла задача побить абсолютный рекорд конференции по интернет-маркетингу 8Р-2019 и собрать на своем ивенте 2000 человек (в 2019 году на 8Р было 1875 — примечание редакции). Но в первых числах марта в Украине объявили о первом зараженном коронавирусом, а 11 марта начался локдayн.
Несмотря ни на что, 29 августа 8Р 2020 состоялась. Вместо 2000 человек на конференции было 780 участников. Но мы ни разу не пожалели о том, что провели её.
Открытие 8Р 2020
Почему мы не перенесли 8Р на следующий год?
Вопрос, проводить офлайн-мероприятие или нет, решался не один день. Мы пришли к выводу, что это нужно сделать по нескольким причинам:
- Мотивировать бизнес-комьюнити. Вдохновить представителей бизнеса и специалистов развиваться даже в непростое время карантина.
- Поддержать мopaльный дух комaнды. Мы особенно любим подготовку к 8Р. В этот период появляется больше интересных задач и вдохновляющая цель впереди. Отменить конференцию значило бы отказаться от этой цели и смириться с кризисом event-индустрии.
- Чтобы не разочаровывать участников, которые ждали 8Р. Кроме того, нам не хотелось пропадать с радаров — это снизило бы узнаваемость бренда.
В правильности своего решения мы убедились, когда начали обзванивать участников — большинство не стали возвращать билет или переносить его на следующий год. Но подробнее об этом — в следующем разделе.
О ситуациях, с которыми мы столкнулись впервые
Перенос даты
8Р всегда проходила в середине лета. Дата была одним из преимуществ конференции. Участники приезжали не только послушать доклады, а и отдохнуть у моря. Кроме того, дата играла важную роль в позиционировании мероприятия. В промо-материалах мы всегда называли 8Р «самой летней конференцией».
Но в марте начался локдayн. Стало понятно: даже если он закончится через пару месяцев и запрета на конференции не будет, продажи пойдут медленно. Для примера: 16 марта мы продали первый и последний билет за время локдayна. Следующая покупка на 8Р была 29 мая.Уже в марте мы понимали, что даже при самом благоприятном исходе событий люди не будут думать о конференциях до конца лета. Поэтому выбрали максимально возможно отдаленную дату — 29 августа. Мы не могли себе позволить проводить «самую летнюю конференцию» в сентябре.
А чтобы не потерять лояльность постоянных участников, которые ждали конференцию в середине лета, 9-10 июля мы провели 8Р онлайн.
Как сообщали о переносе участникам
Решение о переносе мы приняли в начале апреля. В тот момент у нас было около 200 зарегистрированных участников. Чтобы никто не пропустил эту новость, мы:
- Отправили plain-text рассылку по базе участников от имени нашего маркетолога.
- Просмотрели, кто не открыл письма, и созвонились с ними лично.
- Отдельно прозвонили каждого иностранного участника.
- Опубликовали посты во всех возможных каналах коммуникации: Telegram-чат, Facebook, Instagram.
Для снижения процента возврата мы подготовили два предложения:
- Для тех, кто согласится на участие в 2020-м, давали бесплатный доступ к 8Р Online.
- Если участнику не подходила новая дата, мы предлагали перенести билет на следующий год.
В результате — около 97% согласились участвовать в 2020, чуть менее 2% запросили перенос на следующий год. И только 1% участников вернули билеты.
Как переносили бронь локации?
В финансовом плане мы не пострадали из-за переноса брони. Во-первых, арендодатель понимал, что причина объективная. Во-вторых, мы ведем взаимовыгодное партнерство с отельным комплексом «Одесса» уже 4 года, и администрация пошла нам навстречу.
Но выбор даты нас сильно озадачил. Единственным вариантом оставался август. Но в этом месяце свободных дат почти не было. Пpaктически все организаторы летних ивентов хотели передвинуть бронь именно на август. Плюс оставались те мероприятия, которые изначально были запланированы на конец лета. Нам очень повезло, что удалось забронировать 29-е число.
Зал потока Business&Digital, интервью Александра Конотопского и Артёма Бородатюка
Меры безопасности
В условиях пандемии разработка мер безопасности стала нашим приоритетом. Вот, что мы сделали:
- Ограничили количество участников до 779 (по правилам оранжевой зоны — один человек на 5 кв.м).
- Перенесли все зоны для нетворкинга и выставку стендов на открытый воздух.
- Ввели температурный скрининг от компании Secur. В холлах работали сенсоры, которые удаленно измеряли температуру каждого участника.
- Увеличили расстояние между сидениями и постоянно проветривали залы.
- Создали карантинный мерч: брендированная маска и антисептик были в каждом наборе. А также сумка с надписью «Отойди» с одной стороны и «Подойди» с другой. Посыл такой — если человек не хочет общаться, он поворачивает сумку стороной «Отойди». Это был понятный для всех сигнал.
Нам хотелось максимально удивить людей и сделать что-то необычное. Дед Мороз и самая ЛЕТНЯЯ конференция — это максимльно несовместимые вещи, отсюда и выбор образа для аниматора.
Мерч 8Р 2020
6. Поставили фельдшерский пункт от компании Odrex.
7. Проводили регулярную дезинфекцию столов и дверных ручек.
8. Купили одноразовую посуду для кофе-брейков и обеда.
При этом нам было важно, чтобы новые правила не испортили атмосферу конференции. Мы каждый год стараемся радовать участников креативными шоу, аниматорами. И 2020-й не стал исключением. Например, во время регистрации гостей развлекали Дед Мороз и Снегурочка, а на Afterparty мы пригласили аниматоров, которые играли телеведущих и задавали участникам каверзные вопросы.
Меры безопасности коснулись и Afterparty. Мы проверяли температуру на входе каждому участнику, подавали напитки и еду в одноразовой посуде.
Afterparty 8P 2020
Конечно, мы не могли гарантировать, что на конференции все будут ходить в масках, а на вечеринке — соблюдать дистанцию. Нашей задачей было предоставить максимум возможностей для безопасного пребывания на мероприятии. Посещение AfterParty, а также соблюдение карантинных правил оставалось личным выбором и ответственностью каждого участника.
К счастью, после конференции мы не получили ни одного сообщения о том, что кто-то из участников заболел.
Проблемы с въездом для иностранных участников
Когда мы решили проводить конференцию, границы Украины были открыты.
Перед самым мероприятием появилась информация, что с 29 августа въезд в страну ограничат. Мы не увидели в этом сложностей, так как все, кто летел из-за границы, должны были прибыть 27-28 числа.
Но вечером 27 августа мы прочитали в СМИ уже другую информацию — границы должны были закрыть через 4 часа. Мы начали обзванивать участников. Некоторые из них уже находились в аэропорту и должны были вылетать через 2 часа. Поэтому мы в срочном порядке начали готовить новые приглашения для въезда.
За ночь двое члeнов нашей комaнды сделали и разослали новые приглашения. В результате 9 из 10 иностранных гостей все-таки смогли приехать на конференцию.
Один участник не смог пересечь границу, так как на тот момент уже выезжал за границу на автобусе. Его билет мы перенесли на следующий год.
О плюсах 8Р 2020
Это может прозвучать странно, но в некоторых аспектах карантин даже помог нам.
Лайнап спикеров
Обычно около 30% нашей программы — это доклады зарубежных спикеров.
Но в 2020-м приглашать кого-то из-за границы было рискованно. Поэтому мы с самого начала подготовки сосредоточились на украинском рынке. И смогли собрать один из самых сильных лайнапов за все годы. Среди спикеров были:
- Андрей Федорив — Founder Fedoriv Agency;
- Павел Вржещ — Co-Founder Banda Agency;
- Ярослав Чепурняк — Head Of Content and Creative Comfy;
- Александр Конотопский — Founder&CEO Ajax Systems;
- Валерия Толочина — CMO INTERTOP Ukraine и много других экспертов.
Андрей Федорив на 8Р 2020
Почему нам это удалось в период карантина?
- В этом году соорганизатором и модератором потока Business&Digital стал Александр Жиляев из Prom. Благодаря ему к нам приехали Павел Вржещ, Андрей Федорив, Анна и Сергeй Вовк и другие представители креативной сферы.
- Со многими из спикеров 8Р 2020 мы вели переговоры не один год. Раньше они отказывались от участия, потому что в середине лета планировали отпуск. Но в 2020-м все остались в Украине и были рады на пару дней приехать в Одессу.
- На все конференции мы приглашаем лучших спикеров прошлого года, которых определяем по отзывам участников. Эта — не стала исключением. Например, на 8Р 2020 мы пригласили Толика Козловского, Андрея Осипова, Евгения Мокина и еще несколько спикеров, которые выступали и в 2019-м году. Благодаря такой традиции у нас получился микс из новых ТОПовых спикеров и тех, кто уже завоевал любовь участников.
Конечно, приглашение спикеров всегда было связано со сложностями. С кем-то мы долго обсуждаем условия выступления, количество с кем-то — тему. В этом году, благодаря нашей репутации, большинство специалистов и ТОП-менеджеров с удовольствием согласились приехать к нам. Но были и переговоры, которые длились по 2-3 месяца.
Александр Жиляев на открытии 8Р 2020
Кстати, название конференции — это дань формуле 8P — читайте, если еще не в курсе, и до встречи на 8P-2021.
Множество положительных отзывов
Летом 2020-го запрета на проведение массовых мероприятий не было. Но мы все равно готовились к негативной обратной связи. Факт, что положительных отзывов оказалось подавляющее большинство, стал для нас приятным сюрпризом.
Обратную связь гостей мы запрашивали по email — рассылали анкеты и получали ответы.
Вот некоторые из них:
- «Понравилось все — контент, спикеры, атмосфера и нетворкинг»;
- «Очень атмосферно и заряжает на новые идеи!»;
- «Сделать в этом году конференцию — это надо иметь сильные нервы и напор».
Окупилась ли конференция?
Изначально мы не рассчитывали на то, что конференция окупится или даже выйдет в ноль. При таком же количество потоков и залов, участников и спонсоров было на 60% процентов меньше, чем в прошлом году. Поэтому искренне удивились и обрадовались, когда по итогу подсчёта бюджета мы вышли в ноль.
Итог 8P 2020:
- 779 участников;
- 43 спикера;
- 4 потока;
- 86% нашли полезные контакты;
- 93% остались довольны атмосферой;
- 99% планируют поехать на 8P 2021.
- финансовый результат: вышли в ноль.
Да, организация масштабной конференции в период карантина — это сложно. В частности потому, что нам приходилось постоянно подстраиваться под новые правила и решать некоторые вопросы в последние минуты. Но я рад, что мы пошли на это. Комaнда получила бесценный опыт работы в кризисных ситуациях и еще сильнее сплотилась. Такого эффекта не дал бы ни один тренинг.
Игорь Яздан, CEO Octopus Events
Выводы
- По статистике и отзывам мы сделали вывод, что люди устали от карантина и были рады живому общению. Поэтому сейчас работаем над тем, чтобы воссоздать эту атмосферу и на онлайн-конференциях.
- Пока пандемия не закончится, большинство офлайн-ивентов не будет приносить прибыль. Так как при меньшем количестве участников и спонсоров (в нашем случае на 60%), затраты снижаются незначительно.
- Но есть и хорошая новость: даже в кризис можно найти аудиторию, которая готова платить за качественный контент и нетворкинг. Доказательство этому то, что в августе, за месяц до конференции у нас покупали по 10-20 билетов в день.
Благодарим за помощь в подготовке статьи к публикации Наталью Плахотнюк, Conference SMM Specialist.
Комментарии:
Почему имеет смысл выбрать его, а не Google Tag Manager?...
23 07 2026 22:30:17
Больше пятисот человек из Украины, России, Болгарии и Казахстана. Я зашел в зал и увидел толпу каких-то гопарей и воровайок родом из 90-х, а само помещение было оформлено под свадьбу. Выпьем за молодых!...
22 07 2026 11:27:41
Как создать портрет покупателя и зачем он нужен бизнесу....
21 07 2026 14:30:10
Идеи, кейсы и советы от экспертов. Читайте и находите что-то для продвижения своего бизнеса. Нетривиальные идеи от признанных экспертов-пpaктиков! Рекомендуем каждому, что развивает или планирует свой бизнес в интернете!...
20 07 2026 6:30:45
Сотрудник не справляется? Значит с ним пора прощаться. Эмоции в сторону, действуем по алгоритму....
19 07 2026 6:24:10
Нужен ли вашему проекту редактор? Как правильно его выбрать и оценить на собеседовании, а затем и в процессе работы?...
18 07 2026 18:56:16
Пример удачной рекламы. История о том, как маленький региональный магазин может получать хорошую прибыль с прайс-агрегаторов...
17 07 2026 22:36:31
Правила, законы, платное и бесплатное продвижение в Telegram...
16 07 2026 10:53:56
Так называемый Humankindex (доброжелательный стиль управления) способствует инновациям в компании....
15 07 2026 16:24:46
Как новичкам в ecommerce выбрать первую CMS. Преимущества и трудности работы для крупных и небольших интернет-магазинов, русскоязычные и мультиязычные, с активной техподдержкой и без нее. Узнать больше!...
14 07 2026 21:37:58
Раскрутка музыки онлайн: способы, методы, нюансы и примеры...
13 07 2026 22:17:52
А сейчас про конференцию Netpeak Friends Day для друзей Netpeak Group...
12 07 2026 6:49:59
Как найти и быстро исправить причины падения трафика? Совет номер один — не паниковать....
11 07 2026 17:56:33
Поговорим о soft skills, потому что именно они, исходя из моего опыта, помогают строить поистине сильные комaнды....
10 07 2026 9:18:11
Рассказывайте о развитии фирмы, ее достижениях, масштабах деятельности — это то, что нужно вашим потенциальным клиентам. Так вы повысите их лояльность. Узнать больше!...
09 07 2026 6:52:39
Читать только интернет-маркетологам, SMM, PPC и SEO-специалистам....
08 07 2026 19:57:13
Что такое App Store optimization и как раскручивать мобильные приложения...
07 07 2026 7:36:25
Последствия удаленки на уровне крупного бизнеса. Как сотрудники и топ-менеджмент не могут договориться. Спopные вопросы, ответы на которые ещё предстоит найти. Узнать больше....
06 07 2026 5:31:33
Короткий прогон сервисов для аналитики активности в Твиттер....
05 07 2026 8:42:19
Давайте разбираться, в чем именно обвиняют техногиганта разработчики и действительно ли такую рекламу считают циничной....
04 07 2026 7:15:33
Как упростить работу со скриптами на языке R? Программирование удобного интерфейса с помощью пакета «gWidgets»...
03 07 2026 16:16:39
Новая партнерская программа Netpeak agency. Как получить теплого лида, стабильный пассивный доход, разместить свой логотип и ссылку на сайт на сайте Netpeak и другие бонусы партнерской программы. Узнать больше!...
02 07 2026 22:26:54
Твиты, реплаи, ретвиты - как сделать правильные выводы из активности в Twitter? Об этом читайте в нашем посте....
01 07 2026 9:22:25
Руководство к действию от основателя Netpeak Group....
30 06 2026 17:39:34
Платные и бесплатные способы ускорить оптимизацию....
29 06 2026 18:29:19
Подробный алгоритм успешного питча на Product Hunt на примере Serpstat...
28 06 2026 19:23:44
Энн Смарти (Ann Smarty), пожалуй, самая известная публичная личность в мире контент-маркетинга и поискового продвижения. За несколько лет она прошла путь от SEO-блогера до главного редактора авторитетного Search Engine Journal и CEO одного из самых популя...
27 06 2026 17:10:49
За что, по мнению рекламодателей, готовы платить пользователи в России и Украине? Рейтинг самых дорогих ключевых слов Google Рекламы по версии Serpstat....
26 06 2026 1:34:48
Для максимальной прибыли с YouTube-канала нужно выбрать одну из наиболее посещаемых ниш. Не всегда прибыльная тема соответствует личным предпочтениям владельца канала...
25 06 2026 17:57:19
Как за один час собрать самые популярные темы для информационных статей с помощью Serpstat и Key Collector?...
24 06 2026 16:44:33
Интервью с основателем школы английского языка Progress...
23 06 2026 2:13:15
Понимания стоимость конверсии и необходимое количество конверсий, вы можете прогнозировать, сколько денег на рекламу нужно выделить. В этом заключается польза данного исследования. Читать дальше!...
22 06 2026 3:42:26
Анализ данных о 7,6 миллионах поисковых запросов в французском Google...
21 06 2026 4:41:36
Сколько прибыли вы не получили в Google Ads из-за нехватки бюджета или низкого рейтинга ключевых слов. Метод покажется сложным, но в дальнейшем вы сможете бесплатно обновлять данные и контролировать потери показов и дохода по всем рекламным кампаниям...
20 06 2026 2:18:27
Самые популярные блоги Рунета по интернет-маркетингу — все RSS-фиды в одном месте...
19 06 2026 8:11:48
Любопытная подборка "маленьких" гигантов: компании и сервисы, чья аудитория превышает 10 миллионов пользователей, а также несколько интересных фактов о каждом из них. Узнать больше!...
18 06 2026 11:30:41
Аналитик Алексей Селезнев описал простой алогритм прогнозирования поисковой активности пользователей в Яндексе....
17 06 2026 9:42:32
Гайд по типам рекламы в соцсетях для SMM-, PPC-специалистов, блогеров и владельцев бизнеса в зависимости от целей, которые вы ставите перед продвижением. С конкретными рекомендациями и примерами. Узнать больше!...
16 06 2026 23:55:17
После обновления мессенджера появился нужный инструмент...
15 06 2026 13:12:30
Ежеквартальное исследование Netpeak по стоимости клика...
14 06 2026 12:36:28
Много 404-страниц и ссылок на них негативно сказывается на ранжировании сайта в поисковых системах....
13 06 2026 6:18:56
Система индексирования страниц — как поисковик и его роботы разбирают перечень контента по полочкам...
12 06 2026 12:39:36
SEO-продвижение онлайн-сервиса доставки еды с новым сайтом. Цели продвижения, составление семантического ядра, формирование URL, поддомены, карточки товаров, тексты, внешняя оптимизация, дополнительные работы, а также полученные результаты...
11 06 2026 9:41:41
Продвижение бытовой техники в социальных сетях: кейс с целями и задачами, механикой конкурса, выбором целевой аудитории, концепции и условий, а также итогами акции с цифрами по количеству постов, участников и ростом узнаваемости бренда...
10 06 2026 17:56:42
Интерфейс прикладного программирования для работы с аккаунтами десятка сайтов....
09 06 2026 14:55:46
Впереди ещё черная пятница и новогодние праздники. И успех массовых распродаж можно повторить....
08 06 2026 22:40:10
Как продавать новую и б/у технику, ювелирные изделия в интернете. Эксперимент показал, что в Google Shopping можно продавать не только новые товары. Узнать больше!...
07 06 2026 12:40:31
Как правильно распределить рекламный бюджет? Читайте топ-50 самых дорогих ключевых слов Google Рекламы в Казахстане по версии Serpstat...
06 06 2026 20:20:47
Короткий интересный клип в Instagram — фишка маркетингового сезона 2015...
05 06 2026 4:42:17
Как зарегистрироваться в приложении Facebook Business Manager и грамотно сделать и настроить аккаунт...
04 06 2026 10:46:19
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::