Как написать follow up, чтобы от него был результат?
Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.
Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.
В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.
Для каких встреч follow up обязателен
По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.
В Netpeak Group определили два типа таких встреч:
- Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
- Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.
Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).
Кто пишет FU?
FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.
Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).
Когда пишут FU?
Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.
По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:
- записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
- убедиться, что все говорят «на одном языке».
Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.
FU: что внутри?
- FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.
Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.
Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».
- Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
- Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.
То есть, пишем не абстpaктно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».
Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».
- У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
- Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.
Пример FU
Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.
FU:
- Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.
Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.
- В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.
Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.
Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?
- FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.
Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.
В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.
В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).
- Тема письма оформляется по шаблону:
Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]
Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».
- Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.
В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».
Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».
Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».
В этом случае темы фоллоуапов будут такие:
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
- «Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».
- К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
- Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.
Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.
Выводы
Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:
- быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
- содержать лишь решения и задачи без абстpaктных описаний;
- назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
- устанавливать сроки выполнения задач.
Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.
Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.
Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.
Комментарии:
Значит так, делаем из лимонов лимонад — «выжимаем» максимум из ошибки 404...
08 06 2026 17:43:24
Время, потраченное на исправление ошибок, допущенных на этапе подготовки и создания сайта, убивает потенциал роста видимости ресурса....
07 06 2026 23:44:31
Кратко об аутрич-продвижении? Размещайте полезный контент с ссылками на ваш сайт на качественных ресурсах. Хотите подробности — читайте новую статью....
06 06 2026 1:30:19
Мы рассмотрим, почему сотрудники на удалёнке стали менее эффективными и как руководить комaндой из дома, чтобы её результаты не падали....
05 06 2026 7:50:13
Результаты кампании динамического ремаркетинга для соцсетей...
04 06 2026 6:49:19
Надежный сайт позволит вести успешную деятельность, защитить плоды собственного труда и результаты работы исполнителей, с которыми вы сотрудничали. Для реализации задумки вам понадобятся авторские права....
03 06 2026 13:44:53
Автор книги о вирусном маркетинге «Заразительный. Психология сарафанного радио» Йона Бергер пришел к выводу, что у виральности всего шесть принципов....
02 06 2026 2:55:53
Инсайты Диви Конф 2021, онлайн-конференции о видеомаркетинге....
01 06 2026 19:43:22
Как сэкономить на рекламе мобильных приложений в Facebook...
31 05 2026 7:44:48
Шаги, которые необходимо выполнить для правильного сбора и анализа данных сайта...
30 05 2026 5:23:37
Не стучитесь к Алексею на ФБ с предложением что-то придумать для бренда. У Ломоносова целый тред таких непрочитанных сообщений. Узнать больше....
29 05 2026 21:41:48
Как завоевать Instagram, задавая правильные цели и вопросы. Также в статье делимся табличкой лучшего времени постинга для различных тематических публикаций. Узнать больше!...
28 05 2026 16:21:55
В этом году часть пользователей предпочла вернуться к привычным покупкам в оффлайн-магазинах....
27 05 2026 20:53:22
Образец чек-листа по созданию форм заказа на сайте интернет-магазина...
26 05 2026 6:40:35
Правильное распределение кодов ответов сервера позволяет поисковым системам экономить ресурсы на работу с сайтом. Поисковые роботы будут получать только необходимую информацию...
25 05 2026 15:17:35
На украинском рынке услуг велик выбор качественных платформ. Главное понимать, как правильно проводить миграцию....
24 05 2026 8:51:30
Как улучшить видимость сайта после оптимизаторов-староверов — кейс в тематике «световое и звуковое оборудование»....
23 05 2026 21:17:24
Лучшие фишки от спикеров конференции 8P 2020. В конце каждой конференции спикеры 8P собираются за круглым столом, чтобы поделиться пpaктически применимыми советами, которые можно внедрить в свой проект и сразу почувствовать отдачу...
22 05 2026 12:46:32
Как найти индивидуальный подход к аудитории на каждом этапе воронки продаж? В этом вам поможет правильно составленная стратегия контекстной рекламы....
21 05 2026 10:25:43
Более строгие требования к таким ресурсам обуславливают свои подходы....
20 05 2026 23:24:28
Как использовать автостратегии для экономии рекламного бюджета...
19 05 2026 9:58:28
22 оригинальные гипотезы для A/B-теста сайта, которые чаще всего влияют на получаемую прибыль...
18 05 2026 5:26:27
Как отслеживать конверсии при многокaнaльном взаимодействии покупателя с вашим сайтом? Читайте далее...
17 05 2026 13:26:49
Участники бизнес-клуба netpeak получают бесплатные консультации по вопросам ведения контекстной рекламы в Google Ads...
16 05 2026 8:56:20
Нет новых идей для развития рекламной компании? Одобренные рекомендации по поисковому продвижению от экспертов: спикеров и участников 8P 2018...
15 05 2026 18:44:53
Данные по 22,4 миллионам кликов в 46 тематиках и 392 населенных пунктах страны — собрана статистика исключительно по проектам агентства Netpeak. Узнать больше!...
14 05 2026 12:42:23
Создаем список тем, которые заинтересуют пользователя — для этого используем простые сервисы по типу Вордстат. Также изучаем деятельность конкурентов. Узнать больше!...
13 05 2026 10:47:56
Крутые площадки для нового инструмента: контекстщикам на заметку!...
12 05 2026 3:25:43
Узнайте, как пользоваться Инспектором и внутренними диаграммами Facebook, чтобы быть в лидерах своей ниши!...
11 05 2026 2:44:54
Слорварь сленга, без которого к 25-летним не подходи...
10 05 2026 11:41:38
Расскажу, как подобрать картинку на рабочий стол объявления в Рекламной сети Яндекса, и приведу небольшой кейс о том, как это делали мы для агентства путешествий...
09 05 2026 13:52:41
Нужно ли начинать работу с Google Marketing Platform, и если да, то на каком этапе развития бизнеса?...
08 05 2026 19:40:53
Какая интересная и трэшовая реклама встречалась в соцсетях в январе 2021-го? Давайте смотреть...
07 05 2026 23:21:34
Менеджер экспортного направления Гугл Украина — об особенностях выхода на рынки разных стран мира....
06 05 2026 6:46:58
Можно ли повысить оценку качества целевой страницы , если проставить конечные URL на уровне ключевого слова? Результаты исследования....
05 05 2026 0:15:45
Несложные рекомендации, как увеличить продажи с сайта и его мобильной версии с помощью инструментов Google: ***ytics, Tag Manager, Optimizer и форм-опросов. UX-специалисты Турум-бурум рекомендуют их для проверки сайта и используют в своей работе....
04 05 2026 3:48:43
кейсы по seo интернет-магазина модной одежды в Болгарии: как мы сняли негативный эффект от Google Penguin и получили ROMI (возврат маркетинговых инвестиций) 1428%...
03 05 2026 16:32:57
Как настроить просто и быстро настроить скрипт в Google ***ytics для отслеживания печати страниц сайта....
02 05 2026 11:41:23
«Что такое диджитал и чем это отличается от услуги продвижения в социальных сетях» — о цифровой стратегии, креативных концепциях и том, как это все происходит в крупных агентствах....
01 05 2026 8:18:19
Пример пользовательских отчетов в Google ***ytics, созданных за 15 минут...
30 04 2026 13:31:54
Атрибут rel="canonical" помогает бороться с дублированием контента и обезопасить сайт от дублирования и копирования...
29 04 2026 0:21:52
Чем радовала, смущала и шокировала реклама в социальных сетях в марте 2021-го...
28 04 2026 10:17:46
Почему лендинги на Тильде выгодны бизнесу, какие задачи он решает, о форматах работы по услуге, детально о ее составе и спецпредложениях от Netpeak и наших партнеров по настройке контекстной рекламы, сервисов на лендинге и даже промокод на скидку Yagla...
27 04 2026 8:13:57
Расширяем возможности визуализации данных из Google ***ytics c помощью пакета RGA и Power BI...
26 04 2026 19:13:27
Создаем фид товаров, настравиваем код и списки динамического ремаркетинга для интернет-магазинов в странах, где отсутствует Google Merchant Center....
25 04 2026 8:50:32
Часто трафик проседает из-за удаления важных страниц или изменения URL-адресов. Анализ данных веб-архива позволит сохранить или восстановить посещаемость...
24 04 2026 14:23:11
Блиц-инструкция и рекомендации по созданию эффективных описаний для мобильных приложений...
23 04 2026 14:13:57
Твиты, реплаи, ретвиты - как сделать правильные выводы из активности в Twitter? Об этом читайте в нашем посте....
22 04 2026 8:34:59
Как правильно оформлять свое портфолио, писать сопроводительные письма и делать посты в соцсетях. С помощью простой человеческой адекватности можно выигрывать у 90% других подрядчиков. Как это использовать? Читайте дальше!...
21 04 2026 4:35:33
Какой контент публиковать в Instagram, зачем ставить хештеги, какие активности интересны пользователям инсты, как ведут свой Инстаграм топовые бренды. Узнать больше!...
20 04 2026 6:27:40
Еще:
понять и запомнить -1 :: понять и запомнить -2 :: понять и запомнить -3 :: понять и запомнить -4 :: понять и запомнить -5 :: понять и запомнить -6 :: понять и запомнить -7 ::
