Как написать follow up, чтобы от него был результат?

< >

Follow up (FU) — письмо, которое составляют и рассылают по итогам встречи всем участникам. Его цель — зафиксировать результаты и установить связь между собеседниками.

Умение составлять FU полезно всем: руководителям, инициирующим собрания коллектива, менеджерам, которые проводят переговоры с клиентами, соискателям, проходящим интервью.

В этой статье — инструкция по составлению и оформлению FU, которую используют в Netpeak Group.

Для каких встреч follow up обязателен

По итогам любой деловой встречи полезно составить краткий конспект. Это поможет структурировать мысли и сделать выводы. Такой FU хорошо написать для себя. Но есть случаи, когда необходимо написать итоговое письмо для всех участников встречи.

В Netpeak Group определили два типа таких встреч:

Когда обсуждаем условия, которые нужно зафиксировать: сотрудничество, мотивацию, работу, функциональные обязанности, карьерный рост, пересмотр ставок и так далее.
Когда участников больше двух, и мы приняли решение о дальнейших действиях: выполнить задачу, позвонить клиенту, встретиться с сотрудником, написать партнеру.

Если встречаются только два сотрудника, они не пишут FU — просто вносят задачи в планировщик (в нашем случае, ПланФикс).

Кто пишет FU?

FU по итогам беседы с не более чем тремя участниками — на инициаторе встречи.

Если участников больше трех, инициатор назначает ответственного за ведение FU (это может быть и он сам).

Когда пишут FU?

Follow up обязательно пишут во время встречи, а не после нее.

По завершении, ответственный за FU читает его, чтобы свериться с участниками, все ли правильно он зафиксировал. Так можно:

записать все договоренности, если ответственный за FU что-то упустил;
убедиться, что все говорят «на одном языке».

Например, договорились о выполнении задачи. Вы поняли, что крайний срок выполнения задачи — январь. А постановщику необходим результат до начала нового календарного года, то есть в декабре. Вы читаете follow up, где указали сроки. Вторая сторона увидела неточность в датах и быстро отреагировала. Результат — минус один конфликт и обида за сорванный дедлайн.

FU: что внутри?

FU — это резюме, а не конспект или стенограмма. Здесь описан результат, а не процесс обсуждения. По сути, это — список задач.

Изложение задачи — максимально четкое, понятное и исчерпывающее. Так, чтобы сотрудник, которого не было на встрече, понял суть договоренностей: кто, что и в какие сроки должен сделать.

Описание допускается, если договорились, каким образом выполнить задачу. Не так: «Вася покажет Пете, как делать докс». А вот так: «Решили сделать докс с публикациями, готовыми к вёрстке в блоге. Его сделает Вася, а заполнять докс на регулярной основе будет Петя».

Убираем из текста незнакомые слова (термины, сленг). Используем простые предложения. Информацию структурируем и подаем в виде списка.
Каждый пункт FU должен побуждать определенного сотрудника к действию.

Действие — это единица деятельности, которая направлена на достижение осознаваемой цели.

То есть, пишем не абстpaктно: «Надо сделать докс», — а конкретно: «[Nickname] (в группе компаний Netpeak вместо имен используются ники сотрудников) сделает докс».

Важно: используем глаголы совершенного вида (отвечает на вопрос: что сделать?). Не «Вася делает докс», а «Вася сделает докс».

У каждого пункта FU должен быть один ответственный за выполнение. Если назначать двоих и более, результата не дождётесь. Каждый будет думать, что сделает другой.
Для выполнения задач указываем четкие дедлайны.

Пример FU

Вопрос: Инвентаризация ТМЦ: как контролировать, чтобы использовали имеющуюся технику, а не закупали еще новую.

FU:

Провести инвентаризацию всей техники: ноуты, мониторы, гарнитуры, роутеры, проекторы, камеры, видеотехника, колонки, системные блоки. То есть все, кроме периферии: мышек, клавиатур.

Ответственный: Инт. Дедлайн — до 31.01.2020.

В шаблоне чек-листа на увольнение добавить задачу о том, что Административный координатор должна принять технику у увольняющегося (ноут нужно принимать только с блоком питания) и внести данные в инвентаризационный документ, а увольняющийся — сдать технику Административному координатору, а не оставить её на столе. С момента приема до передачи техники сисадмину ответственность за нее несет Административный координатор.

Ответственный: Сойер. Дедлайн — до 31.01.2020.

Как оформить email с FU, чтобы он не потерялся?

FU всегда рассылается по корпоративным электронным адресам всех участников встречи.

Это нужно, чтобы при необходимости вы не искали FU во всех мессенджерах и блокнотах. А знали, что он может быть только на почте.

В поле «Кому» указывайте всех участников митинга и ответственных за задачи.

В «Копию» — тех, кто должен быть в курсе (если таковые есть).

Тема письма оформляется по шаблону:

Follow up [участники встречи или домен проекта] [дата встречи] / [краткая суть встречи] [при необходимости можно добавить ключевые слова, которые помогут найти письмо]

Пример: «Follow up Pachulya & Irbin 15.08.2019 / требовательность в работе».

Если встречи между сотрудниками (не с клиентами!) проходят регулярно, то FU нужно писать в одной цепочке писем.

В этом случае тема письма будет такой: «Follow up [участники встречи] / Регулярные встречи».

Если регулярные встречи проходят по одной теме, то шаблон такой: «Follow up [участники встречи] / регулярные встречи / [ключевые слова по встрече]».

Пример: «Лунаход, Слав и Вин проводят регулярные встречи по двум темам: roadmap разработки / набор сотрудников».

В этом случае темы фоллоуапов будут такие:

«Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / roadmap разработки / роадмэп»;
«Follow up Vin, Lunaxod, Slav / регулярные встречи / набор сотрудников / рекрутинг, вакансии».

К письму с FU ответственный за его написание прикрепляет фото тезисов, если на встрече кто-то записывал их на флипчарте или листе.
Перед отправкой ответственный за написание FU проставляет всем задачи в ПланФикс, а ссылки на них размещает в письме.

Сам по себе follow up не обязывает сотрудника выполнять задачу. Для этого она должна быть указана в ПланФикс.

Выводы

Follow up — резюме с итогами встречи. Это рабочий документ, который должен:

быть понятен всем, кто его прочтет, а не только участникам встречи;
содержать лишь решения и задачи без абстpaктных описаний;
назначать не более одного ответственного для каждой задачи;
устанавливать сроки выполнения задач.

Единственное место, где может находиться FU — это электронный ящик.

Тема письма с FU оформляется по определённому шаблону, что облегчает его поиск.

Оригинал поста — в телеграм-канале HR-среда. Здесь много информации о самоорганизации, прокачке софт и хард-скиллов, управлении бизнесом и процессами.

Комментарии:

AMP-страницы: как собрать достоверные данные

Получаем реальную статистику эффективности использования AMP-страниц с помощью АМР Client ID API....

02 11 2026 10:49:33

«Металл профиль» — как мы запустили кастомный коннектор для загрузки данных из API Google ***ytics в Microsoft SQL Server

Узнаем расширенную информацию о посещениях сайта с помощью языка R — кейс Netpeak...

01 11 2026 23:52:15

Как новичкам в ecommerce выбрать первую CMS. Преимущества и трудности работы для крупных и небольших интернет-магазинов, русскоязычные и мультиязычные, с активной техподдержкой и без нее. Узнать больше!...

31 10 2026 7:32:27

Как внедрить аналитику бизнес-процессов с минимальными тратами — антикризисный мануал

Как внедрить Business Intelligence для малого и среднего бизнеса....

30 10 2026 22:29:36

Анализ пути в Google ***ytics 4: как ускорить процесс покупки на сайте

Анализ пути — это как многокaнaльные последовательности в Universal ***ytics, только лучше....

29 10 2026 5:34:49

Текст для главной страницы сайта — правила, требования и примеры

Как понравиться поисковым системам и пользователям....

28 10 2026 14:27:20

Более двух месяцев не могли запустить рекламу, а потом снизили стоимость заказа на 50% — игровой кейс

Также повысили количество транзакций на 191% (по сравнению с аналогичным периодом прошлого года)....

27 10 2026 15:23:52

Что такое умные торговые кампании и как они работают

Спойлер: чтобы получить наилучший результат с наименьшими усилиями и затратами времени....

26 10 2026 9:47:29

Онлайн-покупка в реальной жизни

Что, если бы покупка в супермаркете происходила так же, как в онлайн-магазине?...

25 10 2026 6:25:10

Как настроить таргетинг для рекламы в Instagram и Facebook

Запускаем первую таргетированную рекламу. Мы составили инструкцию для начинающих таргетолов, а также для SMM-специалистов, которым регулярно нужно рекламировать товары и услуги. Читайте подробнее!...

24 10 2026 11:43:19

Скелеты в шкафу РСЯ: как эффективно построить рекламную кампанию?

Как создавать результативные кампании в Рекламной сети Яндекса...

23 10 2026 0:19:53

Как обойти агрегаторы и маркетплейсы в выдаче: пошаговая инструкция

Доминирование маркетплейсов и агрегаторов в Яндексе усилилось. Первый магазин появляется не раньше 5 позиции. Поэтому компания Alto подготовила пошаговое руководство - как обойти агрегаторы в выдаче....

22 10 2026 14:57:21

Бесплатное и платное обучение в сфере интернет-маркетинга: SEO, контекстная реклама, язык R

Обучение SEO, PPC, курс по изучению языка R, академии Netpeak Software, Serpstat и другие. Список обновляется....

21 10 2026 0:43:31

Теги alternate, hreflang, media, type — зачем и как их использовать

О важных для разметки сайта тегах — alternate, hreflang, media, — и как их грамотно использовать при продвижении....

20 10 2026 5:37:58

Как добавить время работы в объявления Google Ads

Google внедрил новую возможность выделить объявление — автоматическое добавление часов работы. Давайте разберемся, как добавить эту полезную информацию в расширения объявлений...

19 10 2026 5:19:42

Исследования рынка — новая услуга Netpeak

Предложение для крупных и средних бизнес-проектов по эффективному использованию больших бюджетов при запуске на новых рынках...

18 10 2026 6:54:45

Динамический ремаркетинг в Google Рекламе без Google Merchant Center — скрипт для автоматического обновления фида

Как настроить автоматическое обновление данных о товарах с помощью таблиц Google....

17 10 2026 14:53:12

Топ-50 кейсов в блоге Netpeak

Кейсы с наибольшим количеством комментариев, репостов, оценок и дочитываний; по контекстной рекламе, поисковому продвижению, аналитике, SMM и другие. Узнать больше!...

16 10 2026 2:29:20

Энн Смарти: о правилах эффективного блоггинга и сюрпризах от Google

Энн Смарти (Ann Smarty), пожалуй, самая известная публичная личность в мире контент-маркетинга и поискового продвижения. За несколько лет она прошла путь от SEO-блогера до главного редактора авторитетного Search Engine Journal и CEO одного из самых популя...

15 10 2026 18:45:35

Сколько стоил клик в Google Ads и Facebook в Украине в первом квартале 2019 года

Данные по 42,5 млн кликов в 25 тематиках и 391 городу...

14 10 2026 16:55:24

Как написать обзор товара

Структура обзора, правила написания и важные хаpaктеристики этого формата. Подача информации в обзоре и запрещенные методы, которые отпугнут клиентов. Узнать больше!...

13 10 2026 8:52:46

Как Netpeak продвигает бизнес-страницы на OLX — вторая часть

Как мы продвигали бизнес-страницы OLX с помощью рекламы в Facebook, TikTok и Viber....

12 10 2026 1:26:46

Как создать виртуальный офис

Опыт удаленки стартапа lemlist. Как сотрудники работали онлайн в доковидные времена и совмещали профессиональную деятельность с тимбилдингом. Читайте в коротком посте Владимира Поло, основателя AcademyOcean....

11 10 2026 21:10:55

15 неочевидных и пpaктически применимых фишек для работы интернет-магазина — круглый стол 8P 2018

Идеи, кейсы и советы от экспертов. Читайте и находите что-то для продвижения своего бизнеса. Нетривиальные идеи от признанных экспертов-пpaктиков! Рекомендуем каждому, что развивает или планирует свой бизнес в интернете!...

10 10 2026 3:30:53

Запросы not provided — как получить больше информации

Отслеживаем в статистике Google ***ytics посетителей пришедших через защищенное соединение в поиске Google....

09 10 2026 7:11:20

Лучшие расширения-переводчики в Google Chrome

Многие расширения Google Chrome предназначены для изучения иностранных языков, позволяют сохранять историю переводов и отдельные слова в словарь для дальнейшего запоминания....

08 10 2026 1:16:52

Скорость загрузки сайта - как проверить и отслеживать метрики скорости загрузки и Web Vitals

Всё о метриках загрузки сайта. Как проверить и отслеживать реальную скорость загрузки сайта и почему нельзя доверять показателям Pagespeed Insights....

07 10 2026 18:18:14

Эффективная работа с микроблогом Twitter: планирование твитов по времени

Твиттереть нужно правильно. Интересная аналитики и планирование твитов по времени...

06 10 2026 3:46:53