Как работать с задачами — советы от Netpeak

< >

Наладить эффективную работу в удаленном режиме — непростая задача. Самодисциплина и продуктивность падают, отсутствуют многие инструменты контроля, а на проверку результатов уходит уйма времени. В Netpeak одно из решений нашли задолго до «эпохи удаленки». Это таск-менеджер, интегрировав который, мы выработали много полезных лайфхаков. Некоторыми из них хотим поделиться.

В случае c Netpeak речь идет о планировщике ПланФикс. Его основа — это задача. Конкретные действия исполнителя/исполнителей, поставленных руководителем для реализации проекта.

Эффективную работу можно выстроить в разных системах. Главное — придерживайтесь правил:

1. Устанавливайте цель. Исполнитель должен знать, какую задачу и зачем решает.

1. Дайте исполнителю весь объем информации по задаче. Чтобы он выполнял ее максимально эффективно, указывайте шаги для достижения цели в чек-листе.

1. Обозначьте результат. Четко описывайте то, что желаете получить в итоге. Любая цель имеет качественный и количественный показатели.
2. Решайте одну проблему одной задачей. Комплексную разделяйте на несколько простых.
3. Поддерживайте исполнителя на всех этапах работы. Вовремя давайте фидбек, устраивайте созвоны и встречи.
4. Ставьте реальные дедлайны. Планируйте работу загодя и закладывайте в график реалистичные темпы выполнения.
5. Обратная связь. Настройте работу с комaндой так, чтобы не срывать сроки выполнения.
6. Любую договоренность в устной форме нужно зафиксировать в виде комментария или в тексте самой задачи. Храните всю историю задачи в одном месте.
7. Проверяйте статус выполнения задачи. Не забывайте давать фидбек: выполненная задача — это закрытая проблема.
8. Используйте шаблоны и наборы статусов. Не изобретайте велосипед — многие процессы уже стандартизированы и регламентированы.

Как переносить сроки выполнения задачи

Очень важно расставить приоритеты, создать список первоочередных задач и придерживаться его.

Но не всегда удается решать задачи в срок. В этом случае важно объяснить исполнителям, как правильно делать запрос на дополнительное время.

У каждой компании свои принципы и правила работы в условиях дедлайна. В Netpeak принято обоснованно запрашивать отсрочку, указывая при этом объективную причину.

Любой запрос на отсрочку важно четко аргументировать. Причиной переноса не может быть комментарий типа: «Дедлайн», «Срок», «Перенос», «Задача в работе».

При этом запросы на сдвиг сроков для внутренних задач и задач, к которым есть доступ у клиентов, различаются.

Перенос дедлайна для проектов с участием клиентов

Если это проекты клиентов и представитель компании заказчика видит наши сообщения, в запросе на перенос указываем:

• что уже сделано по задаче;
• что еще нужно сделать;
• сколько времени требуется для выполнения оставшейся части задачи;
• необходимость дополнительных действий от других сотрудников;
• в случае необходимости, дополнительная информация от клиента.

Подсказка: если просрочка связана с решением других приоритетных задач, писать об этом не стоит. Для клиента существует только одна приоритетная задача — его собственная.

Перенос сроков выполнения задач

Оговоримся, в Netpeak принято называть сотрудников по никам, это упрощает многие процессы. Так, Оль и Дим много, а вот Lemmajay и Sam всего двое на всю группу компаний. По задачам, в участниках которых нет сотрудников наших клиентов в запросе на отсрочку пишем:

• сделал [то, что уже сделано], жду действий от сотрудника [ник];
• задача не в приоритете, повысить приоритет может [ник руководителя];
• задача не попала в текущий спринт, для переноса в ближайший спринт нужно обсудить это с [ник руководителя];
• перенос дедлайна согласован с постановщиком — в этом случае его реально нужно обсудить с постановщиком задачи;
• задача в работе, выполнено [указывается, что выполнено], нужно больше времени на выполнение.

Да, правила постановки, переноса дедлайна унифицированы и зафиксированы в нашей внеутренней Википедии.

Еще один полезный совет. Используйте в комментариях к задачам короткие информативные метки (маркеры). Например: fyi — for your information (сообщение для информации), que — вопрос (от question), OM — «отвечать только мне».

Так навигация по темам сообщений станет проще, понятней и удобней для всех пользователей системы.

Возможно, у вас есть свои сокращения, которые упрощают работу в планировщике. Если нет, используйте наши.

Массовые задачи

При реализации проектов работают комaндами, поэтому важно иметь возможность быстро создавать задачи для большого количества исполнителей. Можно при этом добавить пункт чек-листа для каждого исполнителя отдельно или создать подзадачу.

Как создать массовую задачу:

1. Для создания массовой задачи в ПланФиксе мы разработали специальный шаблон.

1. Добавить исполнителей. Мы создали все необходимые группы, которые помогут быстро добавить нужных сотрудников как исполнителей или участников — группы комaнд, отделов, компаний.

1. Задать дату начала и дату завершения.

1. В блоке «Дополнительные параметры» выбрать нужное действие в пункте «Подключение исполнителей». Для массовой задачи оптимальный вариант — подзадача для каждого исполнителя. Это позволит проконтролировать выполнение задачи каждым из них и уберет большое количество уведомлений для всех.

Подзадачи или пункты чек-листа дублируют название основной задачи при создании. Если потом внести изменение в название или описание основной задачи, пункты/подзадачи останутся неизменными.

1. Если в задаче есть отдельные пункты для каждого исполнителя, ПланФикс реализует механизм раздельных статусов.

Для каждого кастомного статуса есть возможность указывать, является он общим или раздельным на этапе создания или редактирования статуса. Эта функция доступна только пользователям с правами технического администратора или выше.

Когда один из исполнителей отметит свои пункты выполненными и переведет задачу в статус «Выполненная», такой статус будет актуален только для него. Для остальных и для постановщика задача останется в работе.

Только когда все исполнители отметят свои пункты чек-листа и переведут задачу в статус «Выполненная», постановщик увидит задачу в данном статусе.

Запомнить

Планировщики задач помогут вам наладить системную, не дающую сбоев работу. Для этого необходимо:

1. Устанавливать четкую цель выполнения задачи.
2. Давать исполнителям конкретные примеры достижения цели в чек-листе к задаче.
3. Внятно обозначить желаемый результат.
4. Разделять комплексную задачу на несколько простых.
5. Звонить или назначать встречи, если вопрос требует обсуждения.
6. Ставить только реальные дедлайны. Уведомлять, если не успеваете.
7. Фиксировать все результаты устного общения.
8. Проверять выполнение задач и давать оперативный фидбек по ним.
9. Использовать готовые шаблоны и наборы статусов под определенные задачи.

Система позволяет ставить задачи перед неограниченным количеством сотрудников и контролировать сроки их выполнения.

Правильно организованная работа — ваш личный островок стабильности в любых условиях. А наши советы — инструмент, который всегда под рукой. Уверены, у вас есть и свои лайфхаки, фишки по работе с другми системами, планировщиками. Делитесь ими в комментариях. А можете написать свою статью и опубликовать ее в песочнице контента (блогах) Netpeak Journal.